Zwracając się z prośbą o wycenę do biura tłumaczeń, warto wziąć pod uwagę kilka rad. Pozwolą one już na starcie skrócić czas trwania projektu, ułatwić pracę nad tłumaczeniem, a co za tym idzie — zaoszczędzić.
Poniżej przedstawiamy listę ważnych według nas zagadnień, które z pewnością ułatwią współpracę. W tym momencie stajemy przed pytaniem: jak zamawiać tłumaczenie, by spełniało nasze oczekiwania jeszcze przed rozpoczęciem projektu tłumaczeniowego?
(Juhan Sonin/Flickr)
1. Przesyłanie do wyceny wyłącznie tych plików, które mają zostać przetłumaczone
Wydawałoby się, że to rzecz oczywista. Mimo to, czasami w pośpiechu, nie poświęcamy wystarczająco czasu na sprawdzenie treści i wysyłamy także tę, której nikt tłumaczyć nie potrzebuje.
2. Załączanie wszystkich potrzebnych plików.
W przypadku projektów, w których formaty plików są bardziej „wyszukane” (np. pliki .mif czy . indd) warto zainteresować się czy zapewniamy komplet plików.
Tym wyżej wymienionym towarzyszą zazwyczaj dodatkowe katalogi (czcionki, linki, grafiki), bez których nie jest możliwa precyzyjna wycena a co za tym idzie, zapewnienie oczekiwanego efektu.
3. Udostępnienie pamięci tłumaczeniowej (TM)
Klienci, którym nie obce są narzędzia, CAT dobrze wiedzą, jak ważna jest pamięć tłumaczeniowa. Pozwala utrzymywać spójność, zaoszczędzić na powtórzeniach i przyśpieszyć proces tłumaczenia.
Warto nie zapomnieć, aby dodać odpowiedni plik do załącznika.
4. Nie oczekiwać terminów niemożliwych i w miarę możliwości informować wcześniej
Kiedy przedsiębiorstwo staje w obliczu dużego poślizgu terminowego, jak opóźnienie wprowadzenia produktu na rynek zagraniczny pojawiają się tzw. projekty na jutro. Często istnieje możliwość dotrzymania bardzo krótkiego terminu. Bywa jednak, że tematyka czy objętość nie pozwala na „wczorajszy” termin.
Ostrzeganie swojego partnera z branży tłumaczeniowej tak wcześnie, jak tylko na horyzoncie pojawia się wizja projektu z terminem na wczoraj, pozwoli na zebranie zespołu tłumaczeniowego odpowiednio wcześniej i na sprawniejszą reakcję.
5. Rozważyć stworzenie glosariusza
Glosariusz podobnie jak pamięć tłumaczeniowa, na początku wymaga zasobów do jego stworzenia, lecz w dalszej perspektywie przynosi wiele korzyści. Pozwala utrzymać spójność, a w przyszłych projektach pozwoli mniejszym wysiłkiem zachować poprawną terminologię i co najważniejsze umożliwi poprawne zrozumienie. Warto przemyśleć opcję stworzenia glosariusza już na etapie wyceny.
6. Wziąć pod uwagę różnice czasu, dni pracujące i okresy urlopowe w innych krajach
Po raz kolejny sprawa wygląda dość oczywiście. Wśród klientów dość popularne jest przekonanie, że to termin wyznaczony przez nich jest właściwy. Nie sposób nie wziąć poprawki na te różnice. Dla przykładu. Tłumaczenie na język arabski, które musi być dostarczone na piątek, wcale dostarczone na piątek być nie musi. Przyczyna jest prozaiczna – kiedy my pracujemy, oni mają weekend.
7. Być przygotowanym na zmiany w trakcie trwania projektu
Projekt tłumaczeniowy zachowuje się jak żywy organizm. Można przewidzieć i zaplanować, co kiedy i jak po sobie nastąpi, ale nie można zagwarantować, że tłumacz, też człowiek w wyniku zdarzenia losowego zawsze będzie w stanie dostarczyć owoc swojej pracy na czas.
Czasami wystarczy, że jedna osoba na początku zaburzy ustalony grafik i tym samym rozpoczyna reakcję łańcuchową. Kolejne osoby muszą adaptować się do nowych wymagań czasowych, co nie zawsze kończy się sukcesem i nieporozumieniem.
Wziąwszy pod uwagę powyższe wskazówki, można zaoszczędzić sobie dodatkowych nerwowych nieprzewidzianych sytuacji, czasu a w konsekwencji także pieniędzy.
Życie weryfikuje wszystkie scenariusze i ani powyższa lista, ani najmądrzejsi z mędrców nie mogą zapewnić, że projekt przebiegnie wyznaczonym kursem. Warto więc poświęcić jak najwięcej czasu na przygotowania przed projektem, aby jego przebieg i finalizacja były jak najmniej uciążliwe.
