Polityka prywatności

W niniejszej „Polityce Prywatności” wyjaśniamy stosowane przez spółki z grupy VEROLING praktyki w zakresie gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania określonych informacji, w tym danych osobowych użytkownika.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu korzystania z usług świadczonych przez Biuro Tłumaczeń VEROLING Sp. z o.o. (dalej jako „VEROLING” lub „Administrator”) oraz w jej celach marketingowych. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest umowa – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest również prawnie uzasadniony interes administratora danych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, polegający realizacji celów marketingowych, poprzez promocję własnych produktów i usług. Prawnie uzasadnionym interesem administratora danych jest również zabezpieczenie VEROLING przed ewentualnymi roszczeniami.

§1. Informacje ogólne

Dane osobowe zbierane przez Administratora są przetwarzane zgodnie z w/w przepisami RODO (Dz. Urz. UE L 119, s. 1).
Administrator będzie dokładał szczególnych starań w celu ochrony prywatności i informacji przekazanych mu przez Klientów, współpracowników i osoby zainteresowane. Administrator z należytą starannością będzie dobierał i stosował wszelkie możliwe środki techniczne o charakterze programistycznym i organizacyjnym, zapewniające pełną ochronę przetwarzanych danych, w szczególności będzie zabezpieczał dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, ujawnieniem, utraceniem i zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

§2. Podstawowe zasady RODO

RODO wymienia 6 zasad przetwarzania danych osobowych, którymi kieruje się VEROLING, przetwarzając dane osobowe:

• zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości: przetwarzamy dane osobowe w sposób zgodny z przepisami prawa. O wszystkich kwestiach z tym związanych informujemy wyczerpująco ustalonymi kanałami komunikacji i jak najprostszym językiem, by osoby, których dane dotyczą, były świadome, że zbieramy, przechowujemy lub w inny sposób przetwarzamy ich określone dane osobowe;
• zasada minimalizacji i adekwatności danych: przetwarzamy tylko te dane (adekwatne, stosowne), które są rzeczywiście potrzebne, by zrealizować dany cel;
• zasada prawidłowości danych: dokładamy najwyższej staranności, by dane, które przetwarzamy, były zgodne z prawdą, aktualne i dokładne. Dlatego możemy co jakiś czas prosić osoby, których dane przetwarzamy, o to, by sprawdziły i zaktualizowały swoje dane. Prosimy ich też o to, by klienci informowali nas o wszelkich zmianach swoich danych osobowych (imię i nazwisko, adres itp.);
• zasada ograniczenia celu oraz przechowywania przetwarzanych danych: dane osobowe zbieramy jedynie w konkretnym, wyraźnym i prawnie uzasadnionym celu, którego nie moglibyśmy osiągnąć w inny sposób. Przechowujemy dane w formie, która umożliwia identyfikację osoby, której dane dotyczą. Przetwarzamy je tylko tak długo, jak jest to niezbędne, by zrealizować cel, dla którego je pozyskaliśmy (chyba, że do dalszego przetwarzania zobowiązują nas przepisy prawa);
• zasada integralności i poufności danych: zapewniamy takie rozwiązania informatyczne i organizacyjne, dzięki którym dane osobowe, które przetwarzamy, są bezpieczne. Chronimy dane przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem;
• zasada rozliczalności: jesteśmy w stanie wykazać (w sposób, jakiego wymaga od nas prawo), że w odniesieniu do danych osobowych działamy zgodnie z przepisami prawa, uwzględniamy ochronę danych w fazie projektowania (np. nowego produktu) oraz zapewniamy domyślną ochronę danych osobowych.

Polityka prywatności Biura Tłumaczeń VEROLING

Biuro Tłumaczeń VEROLING przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności użytkowników odwiedzających nasze serwisy.

W trosce o bezpieczeństwo oraz dane osobowe Użytkowników stosujemy niniejszą Politykę Prywatności. Stosuje się ona do wszystkich klientów, czytelników oraz subskrybentów. Informacje o aktualnie obowiązującej Polityce Prywatności znajdziesz poniżej.

Dane osobowe nie są udostępniane osobom trzecim, chyba że po uzyskaniu uprzedniej wyraźnej zgody osób, których one dotyczą, na takie działanie lub jeżeli obowiązek przekazania danych osobowych Użytkownika wynika z przepisów prawnych.

§3. Jak przebiega komunikacja między VEROLING a uzytkownikiem

Komunikujemy się z Użytkownikami przez Serwisy, wiadomości elektroniczne (e-mail), telefon i pocztę oraz w naszych placówkach stacjonarnych. W umowie z Użytkownikiem wskazujemy, jakie formy kontaktu z nim uzgodniliśmy.

§4. Administrator Twoich danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Biuro Tłumaczeń VEROLING Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Wielickiej 25, 30-552 Kraków, KRS: 0000457810, REGON: 122709959, NIP: 6793086659, upoważnieni pracownicy i współpracownicy VEROLING, z którymi utrzymujemy stałą współpracę niezbędną do realizacji naszych usług i mamy podpisane stosowne oświadczenia w zakresie pracy z danymi osobowymi.

VEROLING uwzględnia charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO. Środki te są przez nas okresowo poddane przeglądom i w razie potrzeby uaktualniane. Stosujemy również odpowiednią politykę bezpieczeństwa i ochrony danych.

§5. Odbiorcy Twoich danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące na rzecz VEROLING usługi informatyczne, operatorzy sieci komórkowych, operatorzy płatności internetowych (integratorzy), firmy kurierskie i operatorzy pocztowi, kancelarie prawnicze.

§6. Jak są pozyskiwane dane osobowe Użytkowników

Otrzymaliśmy dane osobowe w podczas Twoich zakupów w VEROLING, korzystania z usług w naszych biurach stacjonarnych lub serwisach internetowych, a także w innych przypadkach kontaktu z VEROLING (udział w promocjach, wyrażanie opinii lub uczestniczenie w programach lojalnościowych).

Możemy również wykorzystywać dane, które przekazali nam inni administratorzy (np. Biuro Informacji Kredytowej S.A.) lub które pozyskaliśmy z ogólnie dostępnych baz danych (np. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).

§7. Jakie dane gromadzimy

Przetwarzamy ogólne i szczególne dane osobowe. Dane osobowe to wszelkie informacje, które identyfikują (lub pozwalają zidentyfikować) osobę, której dane dotyczą. Najczęściej przetwarzamy ogólne dane na temat Użytkownika takie, jak:

7.1. Informacje przekazywane przez użytkownika:

• nazwa firmy lub instytucji (w przypadku osób fizycznych — imię i nazwisko). Są one niezbędne do identyfikacji podmiotów i osób, zainteresowanych naszymi Usługami. Zgodnie z procedurą przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji i wewnętrznymi zasadami nie odpisujemy i nie pracujemy dla osób anonimowych lub takich, których tożsamości nie jesteśmy w stanie potwierdzić;
• adres e-mail,
• urzędowe numery identyfikacyjne, m.in. w celach związanych z przepisami podatkowymi.

7.2. Informacje gromadzone przez nas automatycznie (mogą, ale nie muszą obejmować):

• identyfikatory urządzeń lub inne unikalne identyfikatory (np.: adres IP)
• identyfikatory urządzeń i ich parametry jak np.: rozdzielczość, rozmiar ekranu oraz stan urządzenia jak np. orientacja ekranu, stan połączenia sieciowego;
• identyfikatory wyświetlania reklam jak np. Pliki cookies (Więcej informacji: pkt. §5. Polityka cookies (tzw. „ciasteczka”) niniejszej Polityki prywatności);
• informacje na temat przeglądarki;
• numer telefonu;
• historia kontaktów z obsługą klienta VEROLING: daty, godziny, przyczyny kontaktu, preferowana forma komunikacji;
• informacje dotyczące sposobu, w jaki użytkownik korzysta on z Serwisów VEROLING, takie jak na przykład strony produktów (usług), wpisy na blogu, używanie wbudowanej wyszukiwarki na stronie.

7.3. Informacje z innych źródeł

Wśród podmiotów będących takim źródłem danych można wymienić na przykład:

• dostawców usług płatniczych, którzy przekazują nam aktualne informacje o metodzie płatności w oparciu o stosunek łączący ich z użytkownikiem oraz dane takie jak imię, nazwisko, dane adresowe, typ i data ważności karty, cześć danych numeru karty, tokeny do realizacji płatności;
• partnerów, którzy współpracują z nami w ramach oferowania dostępu do naszego serwisu lub w ramach wspólnych działań marketingowych;
• podmioty dostarczające nam dane demograficzne, geograficzne, dotyczące reklam, w tym reklam opartych na targetowaniu i reklamą online oraz szeroko rozumianą analityką;
• publicznie dostępne źródła;
• informacje z wtyczek serwisów społecznościowych jak na przykład „Lubię to” z serwisu Facebook na stronie www

oraz inne dane potrzebne do tego, byśmy mogli oferować Usługi.

7.4. Szczególne dane osobowe

Za zgodą osoby, której dane dotyczą, przetwarzamy informację o niepełnosprawności. Robimy to po to, aby dostosować nasze usługi do potrzeb klientów z niepełnosprawnościami (np. niedowidzących albo słabosłyszących).

7.5. Dane osobowe w systemach informatycznych VEROLING

Przechowujemy część danych w systemach zarządzania treści (content management system, CMS) oraz ERP, do którego dostęp mają wyłącznie pracownicy i współpracownicy VEROLING, z którymi mamy podpisane odrębne umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych oraz umowy o poufności. Rekordy w ww. systemach wiążą numer zamówienia z produktami (usługami), które oferujemy w Serwisach oraz umożliwiają powiadamianie klientów o aktualizacji produktów.

Dane osobowe zbierane są w szczególności w celu, określonym w stosownym formularzu, w szczególności w cel sprzedażowym, marketingowym albo rekrutacyjnym.
Dane gromadzimy i przechowujemy na serwerach zlokalizowanych krajach należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

§8. Jak dbamy o dane osobowe Użytkownika

Stosowane przez VEROLING procedury bezpieczeństwa danych minimalizują zakres przetwarzanych danych przechowywanych w wydzielonych bazach danych i systemach ERP, TMS, CRM oraz narzędziach CAT.

Dokumenty księgowe przechowywane są poza biurem lub na bezpiecznym nośniku danych, do którego dostęp mają jedynie osoby upoważnione lub podmioty, z którymi podpisano umowę powierzenia danych w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonania usługi.

W celu skutecznej ochrony danych osobowych, tam gdzie to technicznie możliwe, stosujemy pseudonimizację oraz minimalizację danych w celu ograniczenia ryzyka. Przykładowo, jeśli dany wykaz dotyczy zamówień i numerów faktur, nie umieszczamy na nim dodatkowo imion i nazwisk lub innych pół, które mogą zawierać dane osobowe. Sama treść faktur i zamówień znajduje się w odrębnych, zabezpieczonych przez niepowołanym dostępem systemach objętych polityką bezpieczeństwa.

§9. Okres przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzane będą przez okres korzystania z usług oraz przez czas trwania umowy i po jej zakończeniu przez okres niezbędny do realizacji zamówienia, dostarczenia oraz obrony praw.

Przeprowadzamy okresowe przeglądy w zakresie przetwarzania danych, a standardowy termin usunięcia danych osobowych osób fizycznych wynosi 30 dni od daty zakończenia świadczenia usługi z zastrzeżeniem, że w przypadków Usług, oferowanych w zestawie z dodatkowymi Usługami, czas ten liczony jest od momentu zakończenia świadczenia ostatniej z usług.

Twoje osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji Usług, a także przez okres niezbędny dla realizacji obowiązków księgowych lub podatkowych oraz ewentualnej konieczności dochodzenia roszczeń przez VEROLING.

Przepisy prawa podatkowego oraz obowiązujące uwarunkowania fiskalne zobowiązują nas do przechowywania danych przez ściśle określony okres. W tym przypadku dane usuwane są dopiero po upłynięciu ww. okresu i nawet po złożeniu dyspozycji usunięcia danych przez Użytkownika, gdyż przepisy RODO nie stoją wyżej niż przepisy podatkowo-fiskalne.

§10. Przekazywanie Twoich danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy,
Z tego VEROLING przekazuje Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię), (dalej zwane „EOG”), tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony.

Niektóre Twoje dane osobowe będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do Google LLC w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, którymi są standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską.

§11. Przysługujące prawa (uprawnienia) Użytkownika w zakresie przetwarzania danych osobowych

Wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez VEROLING, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych, gdy dane te są nieprawidłowe lub niekompletne. Użytkownik może żądać, byśmy niezwłocznie sprostowali jego nieprawidłowe dane osobowe lub uzupełnili niekompletne dane. W zależności od rodzaju danych korektę można złożyć telefonicznie, mailowe, w placówce stacjonarnej (np. numer dokumentu tożsamości) lub w systemie informatycznym VEROLING;
• prawo do żądania usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;
• prawo do przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany, do innego administratora lub do Ciebie (na zasadach określonych w art. 20 RODO);
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO;
• w przypadku, gdy udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych osobowych, w dowolnym momencie przysługuje Ci prawo do jej cofnięcia (cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem). Jeżeli dane osobowe przetwarzamy na potrzeby marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać Twoich danych do takich celów;
• prawo do wniesienie skargi do organu nadzorczego. Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), w związku z przetwarzaniem przez VEROLING danych osobowych
• Zrealizowanie powyższych praw ułatwi Ci złożenie wniosku na adres wskazany w pkt. 4 niniejszej informacji. W przypadku złożenia wniosku możemy Ciebie prosić o podanie dodatkowych informacji w celu zweryfikowania tożsamości.

§12. Polityka cookies (tzw. „ciasteczka”)

Witryny internetowe VEROLING (dalej jako „Serwisy”) mogą gromadzić sposób bierny (tj. bez aktywnego dostarczaniu tych informacji przez Ciebie) informacje na temat użytkownika Serwisów. Takie informacje przechowywane są po stronie przeglądarki urządzenia końcowego użytkownika za pomocą tzw. „ciasteczka” (dalej jako „Pliki cookies”) na potrzeby identyfikacji sesji użytkownika w celu gromadzenia danych statystycznych na temat odwiedzalności naszych serwisów, weryfikacji uprawnień zalogowanych użytkowników.

Pliki cookies lub logi systemów, są bezpieczne dla urządzeń Użytkownika, nie powodują zmian konfiguracyjnych ani nie przenoszą wirusów, niechcianego lub złośliwego oprogramowania.

Użytkownik za pomocą odpowiednich ustawień swojej przeglądarki może zmienić ustawienia, blokując automatyczną obsługę Plików cookies, generowanych przez serwisy VEROLING lub otrzymując każdorazowo powiadomienia o ich przesłaniu na urządzenie Użytkownika.

Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi Plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania na urządzeniu końcowym użytkownika.
Ograniczenie stosowania plików „cookies”, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej